Criterios de Evaluación y Acreditación de Laboratorios que llevan a cabo ensayos microbiológicos ♦ GLP

Instalaciones y Condiciones ambientales
Independientemente de los ensayos y las mediciones que se llevan a cabo en el Laboratorio debe existir un espacio adecuado e instalaciones apropiadas, para la realización de los ensayos y actividades de apoyo, y para las áreas auxiliares (vestuario, oficina, depósitos, archivos, etc.), cuya ubicación, diseño y distribución deben prevenir la contaminación cruzada, garantizar la protección del personal y lograr una efectiva separación entre áreas vecinas en las que se realicen actividades incompatibles.

Métodos de ensayo, validación de los métodos microbiológicos e incertidumbre de medición
Debido a su criticidad, se debe incluir como parte de los procedimientos de ensayo, la preparación de las muestras en relación con el alcance solicitado.

Validación de los métodos de ensayo
La extensión o amplitud de la validación dependerá del método y de su aplicación. Se debe elaborar un Protocolo y un Informe de verificación/validación, tomando como modelo lo dispuesto en el documento DC-LE-08, Guía para validación de métodos microbiológicos, el cual se puede descargar de [Tienes que estar registrado y conectado para ver este vínculo] Tanto la verificación de la aplicabilidad como la validación debe ser hecha por personal competente y bajo la autoridad de un Responsable, quién además, firmará el informe de verificación/validación.

Incertidumbre de medición
Para todos los métodos, ya sean cualitativos o cuantitativos, el Laboratorio debe elaborar un procedimiento que contemple la estimación de la incertidumbre de medición, tomando como modelo lo dispuesto en el documento DC-LE-08 ya mencionado.

Equipos
Como parte de su sistema de calidad, el laboratorio debe: (a) documentar e implementar un programa de mantenimiento, calibración y verificación de funcionamiento de todos los equipos necesarios para llevar a cabo los ensayos dentro del alcance de la acreditación. Éste debe incluir los sistemas computarizados utilizados para la generación, almacenamiento y recuperación de datos; (b) ubicarlos debidamente, adoptando medidas para evitar la contaminación cruzada, por ejemplo, no moviendo los equipos del laboratorio entre las distintas áreas; (c) realizar su mantenimiento a intervalos especificados y mantener registros de todas las operaciones realizadas. En la norma ISO 7218, la guía EA - 4/10, Accreditation in Microbiological Laboratories, Standard Methods for the Examination of Water and Wastewater (APHA) sección 9020 B, se facilitan directrices sobre el mantenimiento, calibración y monitoreo de los equipos utilizados en el laboratorio.

Calibración y verificación de equipos
Para todos los equipos e instrumentos que influyen directamente en los resultados de los ensayos, el Laboratorio debe calibrarlos, verificarlos y/ o validarlos antes de su uso y establecer en forma documentada, su aptitud metrológica para cumplir con las tolerancias especificadas en el método de ensayo. La frecuencia de las calibraciones y verificaciones debe establecerse en función del tipo, el uso y el funcionamiento de los equipos. El laboratorio puede establecer los intervalos entre sucesivas calibraciones/verificaciones de acuerdo a la historia previa de estos equipos, sin embargo debe demostrarlo mediante evidencias objetivas para asegurar la confianza en estos equipos.

El documento CE-LE-06 “Criterios específicos para la evaluación y acreditación de Laboratorios que llevan a cabo ensayos microbiológicos” describe las particularidades vinculadas a los distintos tipos de equipos: medios isotermos; heladeras, freezers, cámaras de almacenamiento en frío; pesas y balanzas; cabinas de flujo laminar y de seguridad biológica y material volumétrico.

Reactivos y medios de cultivo
Materiales utilizados en el laboratorio
El Laboratorio debe asegurar que la calidad e idoneidad de los reactivos, materiales e insumos y medios de cultivo utilizados sean apropiados para el método de ensayo. Para ello debe contar con procedimientos que incluya todo el proceso desde su selección, especificaciones de calidad, compra, evaluación de proveedores, recepción, verificaciones de su idoneidad para el uso, preparación, almacenamiento y utilización, hasta su disposición final. En dichos procedimientos debe:

a) documentarse todas las formas de preparación y llevar registros. Por ejemplo, para medios de cultivo, se deben llevar registros de:

• recepción, apertura del envase, caducidad, y condiciones de almacenamiento


• todos los detalles pertinentes de cada lote de medio preparado. Estos registros deben incluir: el nombre del medio, número de lote, cantidad de cada uno de los ingredientes (en el caso de medios preparados en el laboratorio a partir de ingredientes básicos), pH, fecha de preparación, datos del proceso de esterilización y nombre del operador



b) describirse el equipamiento necesario para su preparación y almacenamiento

c) documentarse las precauciones de seguridad que deben observarse durante la preparación y el uso

d) establecerse y documentarse los criterios de aceptación y rechazo en cuanto a las condiciones de almacenamiento. Para aquellos medios preparados, pero no utilizados inmediatamente, debe determinarse y verificarse su período de validez en las condiciones de conservación especificadas y deben estar etiquetados con el nombre del medio, fecha de preparación y vencimiento, si es aplicable.
Cada lote de reactivo, materiales e insumos y medios de cultivo utilizado, debe ser verificado antes de su uso y se deben mantener registros de los controles realizados.

Control de pérdidas de volumen durante la esterilización
Cuando los volúmenes de los medios y diluyentes preparados son críticos, por ejemplo diluyentes, debe verificarse el volumen luego de la esterilización, para comprobar que no haya pérdidas significativas que afecten al ensayo. Este procedimiento debe estar documentado y se deben llevar registros. El Laboratorio debe establecer los intervalos para realizar estas verificaciones y fundamentar los criterios utilizados.

Etiquetado
Todos los reactivos, medios de cultivo, diluyentes y cualquier otro material o insumo utilizado en los ensayos deben estar adecuadamente etiquetados, de modo de asegurar su identificación y trazabilidad, por ejemplo y cuando aplique, respecto a su concentración, condiciones de conservación, fecha de preparación, fecha de caducidad, persona responsable de la preparación, esterilización, entre otras.

Calidad del agua
Deben establecerse las especificaciones de calidad para el agua utilizada para procesos críticos, por ejemplo en la preparación de reactivos, diluyentes y medios de cultivo. Estas deben basarse en parámetros físico-químicos y biológicos, tales como conductividad, pH, contaminación microbiana, presencia de trazas de metales, cloro residual, etc., que aseguren la ausencia de inhibidores que puedan afectar el crecimiento microbiano y de contaminación microbiana que afecte su idoneidad.

Material de vidrio
Debe documentarse el procedimiento para el lavado del material de vidrio utilizado en el laboratorio, para garantizar que esté libre de sustancias inhibidoras dejadas por detergentes, desinfectantes, reactivos, etc.

Materiales e insumos
El Laboratorio debe asegurar la calidad e idoneidad para su uso de todo el material de laboratorio utilizado en los ensayos, tales como placas de Petri, tubos de ensayo, recipientes y bolsas para muestras, espátulas, pipetas, puntas descartables para pipetas, equipos e insumos para filtración por membrana, etc. Para estos últimos se realizará el control de esterilidad y volumen para las unidades de filtración y el control de las membranas utilizadas.

Para todas las actividades descriptas en este ítem, se pueden adoptar las disposiciones de la guía EA - 4/10, Accreditation in Microbiological Laboratories, la ISO 7218: vigente; Standard Methods for the Examination of Water and Wastewater (APHA) sección 9020 B; ISO 11133-1 e ISO 11133-2 vigentes, según apliquen.

Materiales de referencia
Cepas de referencia
Para demostrar trazabilidad, el laboratorio debe utilizar cepas de referencia de microorganismos obtenidos de una colección nacional o internacional reconocida. El Laboratorio debe tener una política y un procedimiento para la compra, manipulación, almacenamiento, conservación, mantenimiento y uso de las cepas de referencia. Se deben mantener registros.

Las cepas de referencia pueden ser subcultivadas una vez para obtener cepas de reserva, realizando en paralelo los controles de pureza y ensayos bioquímicos que sean necesarios.

Las cepas de reserva deben ser conservadas, utilizando técnicas apropiadas de manera de mantener las características deseadas. Estas cepas servirán para preparar las cepas de trabajo para el trabajo de rutina.

Las cepas de trabajo no deben ser subcultivadas para sustituir a las cepas de reserva. El Laboratorio debe definir en un procedimiento la preparación y verificación de las cepas de trabajo, estableciendo la frecuencia y tipo de controles que realizará para controlar las características deseadas, que deben incluir ensayos bioquímicos, serológicos y morfológicos.

Manipuleo de las muestras de ensayo
Recepción de las muestras
Debido a que la flora microbiana puede ser sensible a factores tales como temperatura o duración del almacenamiento y transporte, el Laboratorio debe:

a) disponer de procedimientos para la recepción e identificación de las muestras, incluyendo los criterios para la aceptación de las mismas. La identificación debe ser unívoca y conservarse durante todo el ciclo de vida de la muestra en el laboratorio;

b) registrar toda la información relevante y, en particular, lo siguiente: fecha y, cuando sea oportuno, hora de la llegada de la muestra; naturaleza, características, volumen/cantidad de la muestra, estado del envase que la contiene, estado de la muestra en el momento de su recepción y, cuando sea necesario, temperatura; características de la operación de muestreo (fecha de muestreo, condiciones de muestreo, etc.), cuando aplique. Si la muestra es insuficiente o se encuentra en mal estado por deterioro físico, temperatura inapropiada, envase roto o etiquetado defectuoso, el laboratorio debe consultar con el cliente antes de decidir si analiza o rechaza la muestra. En cualquier caso, debe indicar su estado en el informe del ensayo

Almacenamiento y manipulación de las muestras
Las muestras que se encuentren a la espera de ser analizadas deben almacenarse en condiciones adecuadas para reducir al mínimo cualquier modificación en la población microbiana presente.

También es esencial evitar la propagación de posibles contaminaciones debidas, por ejemplo al envase y etiquetado que pueden estar altamente contaminados. Para ello el laboratorio debe definir documentalmente la manipulación y las condiciones y tiempo máximo de almacenamiento de las muestras de modo de preservar la integridad de las mismas y cumplir con los requisitos de los métodos de ensayo. Se deben registrar las condiciones de almacenamiento.

La preparación de las muestras y porciones de ensayo realizado por el laboratorio inmediatamente antes del ensayo, se consideran parte del método de ensayo y debe efectuarse conforme a normas nacionales o internacionales, cuando existan, o a métodos internos validados.

Estos procedimientos deben diseñarse teniendo en cuenta la distribución heterogénea de los microorganismos (en la serie de normas ISO 6887, ISO 8261 e ISO 7218 pueden encontrarse directrices generales).

Conservación y disposición de las muestras
El Laboratorio debe establecer un procedimiento documentado, con períodos definidos, para la conservación y eliminación de muestras. Las muestras deben conservarse hasta que se hayan obtenido los resultados del ensayo, o más tiempo según sea necesario. Cuando las porciones de muestras de ensayo están altamente contaminadas, deben descontaminarse antes de su eliminación.

Eliminación de residuos contaminados
Deben existir procedimientos para reducir al mínimo la posibilidad de contaminación del ambiente donde se realiza el ensayo o los materiales utilizados en el mismo. Esto debe considerarse un aspecto importante de la correcta gestión de un laboratorio y debe respetarse la legislación nacional e internacionales sobre medio ambiente, salud y seguridad (véase también ISO 7218).

Debe existir un procedimiento documentado para la eliminación de los residuos peligrosos (físicos, químicos y biológicos), basados en su naturaleza y riesgo/nivel de toxicidad.

Esto incluye la existencia de instalaciones adecuadas para recoger, almacenar y eliminar los residuos, así como su descontaminación y transporte. Debe existir un número adecuado de recipientes debidamente rotulados, a prueba de fugas con estricto ajuste de tapas y bolsas desechables, que deberán ser colocados estratégicamente en todo el Laboratorio. La zona de almacenamiento de residuos debe ser marcada y mantenerse libre de plagas hasta su disposición final.

Aseguramiento de la calidad
Como parte de su sistema de calidad, el Laboratorio debe documentar e implementar, para todos los ensayos incluidos en el alcance de la acreditación, un programa de aseguramiento de la calidad, tanto interno como externo, que asegure y demuestre que los ensayos se encuentran bajo control y que proporcionan resultados válidos y confiables. El programa debe incluir los controles a realizar, su frecuencia, los criterios de aceptación y las acciones a tomar cuando, los resultados de dichos controles, se encuentren fuera de los criterios especificados.

El documento CE-LE-06 “Criterios específicos para la evaluación y acreditación de Laboratorios que llevan a cabo ensayos microbiológicos” describe las particularidades vinculadas a los controles internos y externos de calidad. Ese documento puede descargarse de [Tienes que estar registrado y conectado para ver este vínculo]